Księgowość

K.R.: Czy przychodzą do Pani klienci mający wszczętą kontrolę skarbową albo prowadzone jest wobec nich postępowanie podatkowe?

Tak, i przedstawiam im perspektywę księgowego, czyli jak to wygląda z mojej strony. Z reguły kontrole i czynności sprawdzające nie są niczym niepokojącym. We wszystkich przypadkach przez ostatnie lata w naszym biurze zakończyły się one dla klienta korzystnie. Zdarza się, że czynności sprawdzające i kontrole mają nasi klienci, jak i ci, którzy przychodzą na konsultacje księgowe oraz tacy, z którymi podejmujemy współpracę.

Czym są czynności sprawdzające i jaka jest różnica pomiędzy nimi a kontrolą sensu stricto?

Nie jestem specjalistą w temacie czynności sprawdzających i kontroli. Ale jestem tą stroną, która przekazuje dokumenty, czyli informacje dotyczące firmy klienta. Gdy kontrola idzie w kierunku, w jakim klient chciałby pozyskać więcej informacji, wówczas kierujemy go do prawnika i doradcy podatkowego. Z mojej strony czynności sprawdzające to praca związana np. ze zwrotem VAT-u. Na tym etapie urząd skarbowy oczekuje od nas np. konkretnych faktur, których dotyczy ten zwrot, bądź najwyższych faktur z danego okresu, których dotyczy zwrot, oraz rejestru VAT i odpowiedzi na niektóre pytania dotyczące firmy. I oczywiście udzielamy tych odpowiedzi, ale też nakładamy na to filtr, czyli w biurze zajmuje się tym na ogół więcej niż jedna osoba. Konsultujemy wówczas, czy są to pytania leżące w zakresie tych czynności, czy aby nie jest to już kontrolą. Dlatego czasem też w odpowiednim momencie reagujemy i sugerujemy klientowi, by skonsultował się z doradcą podatkowym, który sprawdzi, czy urzędnik nie przekracza swoich uprawnień.

Z doświadczenia wiem, że klienci boją się występować do urzędu skarbowego o zwrot VAT-u, ponieważ obawiają się czynności sprawdzających. Jednocześnie boją się, że czynności sprawdzające przerodzą się w kontrolę podatkową, a następnie w postępowanie podatkowe. Czy Pani klienci też się obawiają występowania o zwroty?

Obawiają się. Ale gdy nasi klienci są pewni, skąd pochodzą ich towary, że firmy, od których je kupują, rzeczywiście funkcjonują na rynku, oraz kiedy sami klienci płacą podatki, wystawiają faktury za faktyczne usługi i faktyczne dostawy towarów, wówczas nie powinno być żadnych obaw u kogokolwiek.
W naszej firmie nikt się już nie stresuje, widząc mail z urzędu skarbowego z listą dokumentów w kwestii czynności sprawdzających u klienta. I rekomenduję zrobić to w miarę szybko, są bowiem firmy, które mają ciągłe zwroty VAT-u, świadcząc usługi na niskich stawkach VAT, np. zerowej bądź ośmioprocentowej, a kupując na 23-procentowej. Uważam, że w takich przypadkach warto nie kumulować VAT-u, ponieważ czynności sprawdzające obejmują wówczas mniejszy zakres miesięcy, czyli będą przeprowadzone sprawniej.

Jaki jest okres na otrzymanie zwrotu VAT-u? Czy zależy to od urzędu, do którego występujemy?

Urząd ma 60 dni na zwrot VAT-u. Można zastosować przyspieszoną procedurę, ale tego akurat nie rekomendujemy, z uwagi na ilość pracy po stronie klienta, nie tylko księgowego. Podczas typowej procedury klient jest zobligowany wykazać faktury dokumentujące faktyczne transakcje od zaufanych kontrahentów. Reszta jest po stronie księgowego, którego zadaniem jest to poprawnie zaksięgować. Natomiast stosując procedurę przyspieszoną, wszystkie faktury powinny być opłacone przez klienta na czas wnioskowania o zwrot.
Moim zdaniem nie jest to warte owych dodatkowych kosztów, wiedząc, że przyspieszy to zwrot jedynie o kilkanaście dni.
W sytuacji, kiedy nie mamy sprzedaży w danym okresie, zwrot trwa 180 dni. Ale zdarza się to na ogół rzadko, ponieważ z reguły sprzedaż, choćby mała, może wystąpić. Nie chcę namawiać tutaj do wystawiania faktur, które nie dokumentują faktycznej transakcji. Takiej rzeczy nie rekomendujemy.
Ale nawet gdy nie sprzedajemy czegoś w danym okresie, to możemy po prostu sprzedać, czyli wyświadczyć tę usługę faktycznie.
Dajmy na to: ktoś zajmuje się doradztwem i mimo że założył sobie, że w danym miesiącu nie będzie pracował w ogóle, wystarczy, by wyświadczył godzinę doradztwa, a dzięki temu już nawet taka niska faktura spowoduje, że zwrot nie będzie wydłużony, tylko standardowy.

Czy jest Pani w stanie od razu zorientować się, które to są nierzeczywiste transakcje gospodarcze?

Wielokrotnie jest to widać. Pojawienie się tego rodzaju faktur w naszym biurze jest dla mnie dużym ryzykiem. W związku z tym mamy specjalne procedury niedopuszczające do księgowania tego typu faktur. Na pewno mogą nie być przeze mnie zauważone operacje na szerszą skalę bądź nawet na mniejszą, jeśli klient to dobrze zorganizuje. Ktoś, kto ma na celu wystawienie fikcyjnej faktury, daleki jest od rozliczenia się za usługę, ponieważ nie została ona wykonana. W związku z tym najchętniej wystawia fakturę z formą płatności w gotówce. A że limit na takie transakcje z firmami to 15 tys. zł – wówczas wystawia fakturę na niższą kwotę.
Patrząc realnie, na rynku wygodniej wykonać przelew na takie sumy, niż rozliczać się gotówkowo.

Takiego klienta często odsyła się do prawnika, prawda?

Informujemy o różnych uwagach, które mamy co do firmy, bo czasem klient po prostu popełnia błędy z braku wiedzy. Czyli np. dokumentuje transakcję w nieodpowiednim okresie (jeżeli sprzedał towar w marcu, data sprzedaży na fakturze powinna być marcowa, a czasem jest to np. data kwietniowa, ponieważ w kwietniu ma prawo wystawić fakturę).

I w takiej sytuacji da się, jak rozumiem, zrobić zwykłą korektę?

Tak.

Czy to prawda, że im więcej dany klient robi korekt, tym wyższe ryzyko, że urząd skarbowy się nim zainteresuje?

Czegoś takiego w praktyce nie zauważyłam. Uważam wręcz, że może być nawet na odwrót. Czyli ktoś, kto nie boi się korekt – pokazuje, że wszystko w jego firmie jest w porządku. Ale wiem, że wiele osób ma takie podejrzenia, stąd zadane przez panią pytanie uznaję za zasadne. Owszem, zdarzają się klienci, którzy faktycznie robią częste korekty. Głównie z tego powodu, że np. dostarczają dokumenty po terminie. Bywają też i tacy, którzy są do tego stopnia niezorganizowani, że dokumenty dostarczają naprawdę bardzo rzadko. Wówczas takiego klienta nie obsługujemy.
Z tym że po jakimś czasie wraca on do nas: zreflektował się, zebrał dokumenty i chciałby zrobić korektę bądź złożyć deklaracje po terminie z poprzednich okresów. To również z reguły nie prowokuje kontroli czynności sprawdzających. Ewentualnie kontakt ze strony urzędnika, który zapyta, co się dzieje.