Mediacja w sprawach gospodarczych

Magdalena Czech: Załóżmy, że mamy umowę, w której znajduje się odpowiednia klauzula mediacyjna. Jak postąpić krok po kroku, kiedy strony spotykają się w punkcie spornym? Co należy zrobić, żeby rozpocząć postępowanie mediacyjne przed mediatorem?

Procedura jest bardzo prosta. Umowę z klauzulą mediacyjną, ale też umowę o przeprowadzenie mediacji albo wniosek o przeprowadzenie mediacji należy skierować do Sądu Polubownego. Ten z kolei zwraca się do drugiej strony konfliktu z prośbą o wyrażenie zgody na mediację, jeśli taka zgoda nie została dotychczas wyrażona. Na tym etapie dochodzi też do wyboru i akceptacji mediatora lub mediatorów przez strony. Mediacja może być bowiem prowadzona również przez większą liczbę mediatorów, np. przez dwóch, co często służy rozwiązaniu sporu z uwagi na różne kompetencje mediatorów i odmienną optykę na spór. Taka formuła często sprzyja rozwiązywaniu konfliktów w dużych sprawach albo w sytuacjach, w których każda ze stron chce mieć wpływ na wybór swojego mediatora. W Sądzie Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP jest to dość częsta praktyka. Po wyrażeniu zgody na mediatora czy mediatorów akta sprawy zostają przekazane przez Sąd Polubowny bezpośrednio do nich i następnie już mediator kontaktuje się ze stronami w celu ustalenia terminu spotkań mediacyjnych.

Czy postępowanie mediacyjne w sprawach gospodarczych wiąże się z kosztami?

Opłata za przeprowadzenie postępowania mediacyjnego przed Sądem Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP wynosi 5 tys. zł netto i jest uiszczana po zakończeniu postępowania mediacji.
Jest to opłata stała. Natomiast w przypadku zwiększenia liczby spotkań mediacyjnych powyżej trzech, za każde takie spotkanie doliczana jest opłata 1000 zł. Strony mogą umówić się co do podziału kosztów postępowania mediacyjnego. Koszty te mogą być poniesione albo przez jedną stronę w całości, albo w innym stosunku, np. po równo przez każdą ze stron, co generalnie jest zasadą.

O czym należy pamiętać, decydując się na takie mediacje? Jakie są zasady mediacji?

Zasady mediacji wyjaśniane są stronom przez mediatora podczas spotkań mediacyjnych, a dokładnie na początku sesji indywidualnych z każdą ze stron. Należy mieć na względzie, że podstawową zasadą mediacji jest poufność. Jest ona istotna, ponieważ otwiera strony na rozmowy ugodowe, pozwala im poczuć się bezpiecznie. Poufność oznacza, że żadna z informacji, które zostaną udostępnione mediatorowi, nie może być przekazana drugiej stronie bez zgody strony, która te informacje powierzyła. Warto mieć też na uwadze, że propozycje ugodowe, które padają podczas spotkań mediacyjnych, również nie mogą zostać wykorzystane później w sądzie, jeśli dojdzie do sporu sądowego.
Kolejną istotną zasadą jest dobrowolność, która oznacza, że na każdym etapie strony mogą z tej mediacji zrezygnować, ale mogą też zrezygnować z osoby mediatora. Jeśli dany mediator z jakichś powodów nie odpowiada stronom, zawsze można wystąpić do Sądu Polubownego o jego zmianę.
Inną zasadą jest elastyczność mediacji co do formuły. Spotkania odbywają się w taki sposób, jaki strony wybiorą. Mogą to być spotkania online, albo stacjonarne w siedzibie Sądu Polubownego, ale też często zdarzają się spotkania w siedzibie którejś ze stron. Cała formuła ma służyć rozwiązaniu sporu.

Zatrzymajmy się przy osobie mediatora. Kim jest mediator? Czy jest to osoba, która wydaje werdykt, rozstrzyga spór?

W odróżnieniu od sądu mediator nie rozstrzyga sporu. Jego rolą jest skłanianie stron do zawarcia porozumienia. Łagodzi napięcia, które pojawiają się w trakcie mediacji, bo poziom emocji niejednokrotnie bywa bardzo wysoki. Mediator pomaga też stronom ustalić cele mediacji albo odkryć rzeczywiste interesy stron, które nie zawsze są przez strony precyzyjnie określone. Neutralność i bezstronność wobec stron są jego dużymi atutami, które pozwalają na rzeczowe podejście do problemu objętego konfliktem.

Proszę powiedzieć, czy to naprawdę się dzieje? Czy takie mediacje się odbywają? Czy ugody są zawierane? Jaka jest Pani praktyka?

W ubiegłym roku do Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej zostało skierowanych ponad 600 spraw o przeprowadzenie mediacji. W tym roku jest to już ponad 300 spraw, a mamy dopiero jego połowę. Natomiast jeśli chodzi o odsetek zawartych ugód, to zgodnie ze statystykami 82 proc. spraw zostało zakończone zawarciem ugody, co oceniam jako bardzo dobry wynik.

To świetna wiadomość i bardzo cieszy, że przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na taką formułę rozstrzygania sporów. Z mojej perspektywy dostrzegam jeszcze jedną bardzo istotną zaletę tego rodzaju postępowań medytacyjnych, jaką jest wpływ na relacje stron. Zawierając porozumienie mediacyjne, każda ze stron jest stroną wygraną. Nikt nie czuje się przegrany, co pozwala w bardzo łatwy sposób po zakończeniu całej procedury znów siąść do stołu i kontynuować współpracę. Sądzę, że ma to znaczenie głównie dla branż, w których mało jest wykwalifikowanych podmiotów, wszyscy się znają i wiadomości o przegranej w procesie, które na ogół szybko się rozchodzą, a w dalszej konsekwencji mogą w negatywny sposób odbić się na renomie czy postrzeganiu danego przedsiębiorcy.

Niejednokrotnie jest to kluczowy czynnik, dla którego strony podejmują rozmowę w ramach mediacji, aby uniknąć skierowania sprawy do sądu. Istotny jest też wpływ stron na rozwiązanie sporu.

Jak wygląda przebieg postępowania medytacyjnego? Czy to Pani narzuca terminy, czy strona może wybrać termin spotkania? Czy to są spotkania wspólne, czy indywidualne?

W pierwszej kolejności wysyłam do stron wiadomość e-mail, w której proponuję terminy spotkań indywidualnych oraz spotkań wspólnych. Zapoznaję się też z dokumentami przekazanymi przez strony. Następnie, podczas spotkań indywidualnych pozyskuję informacje na temat konfliktu. Ustalamy cele mediacji, okoliczności sporne, identyfikujemy przeszkody w osiągnięciu porozumienia, a także korzyści, jakie każda ze stron widzi w zawarciu ugody. Takie spotkania indywidualne trwają około pół godziny do godziny, w zależności od stopnia skomplikowania sprawy i od zażyłości sporu istniejącego pomiędzy stronami. Następnie ustalany jest termin spotkania wspólnego. Podczas spotkania wspólnego dochodzi do klaryfikacji stanowisk stron, tzn. ustalamy, które aspekty są między stronami sporne, a które są bezsporne. W tym zakresie często dochodzi też do ustalenia zakresu mediacji, bowiem mediacją można objąć nie tylko ten spór, którego dotyczy wniosek o przeprowadzenie mediacji, ale też inne spory, które powstały między stronami w toku współpracy. Służy to kompleksowemu uregulowaniu stosunków prawnych między stronami. W toku sesji mediacyjnych strony poprzez rozmowę i wymianę propozycji dążą do wypracowania wspólnego porozumienia przy wsparciu mediatora.